Klaim Royalti (Admin)

Halaman ini menjelaskan alur klaim royalti dari sisi admin. Di sini admin bisa:

• Melihat daftar semua klaim royalti yang diajukan penulis.
• Memfilter klaim berdasarkan status, penulis, bank, rentang tanggal, dan nominal.
• Memproses pembayaran klaim dengan mengunggah bukti transfer.
• Memahami apa yang akan dilihat penulis setelah klaim diproses.

Alur lengkapnya secara sederhana adalah:

Hitung royalti → Penulis mengajukan klaim → Admin memproses & mengunggah bukti transfer → Penulis mengonfirmasi penerimaan.

---

1. Daftar Klaim Royalti

Menu ini menampilkan tabel semua klaim royalti yang pernah diajukan oleh penulis. Setiap baris mewakili satu permintaan pencairan dari satu penulis.

1.1. Kolom-kolom Utama di Tabel Klaim

Umumnya, tabel klaim menampilkan informasi seperti:

• Penulis
  Nama penulis yang mengajukan klaim.

• Email Penulis
  Email yang terhubung dengan akun penulis, berguna untuk verifikasi dan komunikasi.

• Jumlah Klaim
  Nominal saldo royalti yang diminta untuk dicairkan oleh penulis.

• Status Klaim
  Beberapa contoh status yang mungkin muncul:

  • Diajukan – penulis baru saja mengajukan klaim, belum diproses admin.
  • Diproses – admin sudah menyetujui dan melakukan transfer, bukti transfer sudah diunggah.
  • Dibayar / Selesai – klaim sudah dikonfirmasi selesai, biasanya setelah penulis menyatakan sudah menerima dana.

• Tanggal Pengajuan
  Kapan penulis menekan tombol "ajukan klaim" di panel penulis.

• Informasi Rekening
  Biasanya meliputi:

  • Nama bank.
  • Nomor rekening.
  • Nama pemilik rekening.

• Bukti Transfer
  Link atau tombol untuk melihat bukti transfer jika sudah diunggah admin (misalnya file gambar atau PDF).

• Tanggal Pembayaran
  Kapan admin menandai klaim ini sudah dibayar / memproses pembayaran.

1.2. Filter & Pencarian Klaim

Supaya mudah mencari klaim tertentu, tersedia fitur filter, misalnya:

• Cari (search)
  Mencari berdasarkan nama penulis, email, atau nominal klaim.

• Status
  Menyaring klaim berdasarkan status, misalnya hanya menampilkan klaim Diajukan atau hanya yang Diproses.

• Penulis
  Menampilkan klaim milik satu penulis tertentu saja.

• Bank
  Menampilkan klaim yang menggunakan bank tertentu.

• Rentang Tanggal
  Menentukan tanggal awal dan akhir pengajuan klaim yang ingin dilihat.

• Rentang Nominal Klaim
  Menentukan batas minimal dan maksimal jumlah klaim yang ingin difilter.

Dengan kombinasi filter ini, admin bisa fokus ke klaim yang paling penting terlebih dahulu, misalnya:

• Klaim besar dengan status Diajukan.
• Klaim tertentu dari penulis yang sedang dihubungi tim keuangan.

---

2. Detail Klaim Royalti

Ketika admin membuka salah satu klaim (misalnya dengan klik baris di tabel atau tombol "Detail"), sistem menampilkan informasi lebih lengkap, misalnya:

• Profil singkat penulis.
• Rincian jumlah klaim dan riwayat royalti yang menjadi dasar saldo.
• Informasi rekening tujuan transfer.
• Status klaim saat ini dan kapan status tersebut terakhir diperbarui.
• Tombol atau form untuk memproses pembayaran.

Halaman detail inilah yang dipakai admin sebagai "lembar kerja" sebelum melakukan transfer dan mengunggah bukti pembayaran.

---

3. Memproses Pembayaran Klaim

Setelah penulis mengajukan klaim dan klaim tersebut berstatus Diajukan, tugas admin adalah memverifikasi klaim lalu melakukan pembayaran.

3.1. Langkah-langkah Memproses Klaim

Secara garis besar, alur kerja admin adalah:

1. Pilih klaim berstatus "Diajukan" di daftar klaim.
2. Buka detail klaim untuk memastikan:
   • Nama penulis dan email sudah benar.
   • Nominal klaim wajar dan sesuai saldo.
   • Informasi rekening benar (bank, nomor rekening, nama pemilik).
3. Lakukan transfer melalui sistem pembayaran yang digunakan instansi/penerbit (misalnya internet banking atau sistem keuangan internal).
   Pada tahap ini, transfer dilakukan di luar aplikasi.
4. Setelah transfer berhasil, kembali ke halaman detail klaim di aplikasi.
5. Di form pemrosesan klaim, unggah bukti transfer (bisa berupa gambar atau PDF).
6. Simpan / konfirmasi pemrosesan klaim.

Setelah langkah ini dilakukan dengan benar:

• Sistem akan menyimpan bukti transfer.
• Status klaim akan berubah menjadi Diproses.
• Tanggal pembayaran akan dicatat.
• Penulis akan mendapatkan notifikasi bahwa klaimnya telah disetujui / sedang diproses, dan bisa melihat bukti transfer di panel mereka.

Penting: Pada tahap ini, admin dianggap sudah menyelesaikan kewajiban pembayaran di sisi internal. Langkah berikutnya adalah menunggu penulis mengonfirmasi bahwa dana benar-benar sudah diterima.

3.2. Aturan File Bukti Transfer

Saat mengunggah bukti transfer, perhatikan beberapa batasan teknis umum:

• Format file yang diperbolehkan biasanya: JPG, PNG, atau PDF.
• Ukuran maksimal file biasanya dibatasi (misalnya sampai 2 MB) agar penyimpanan tetap efisien.

Jika file tidak memenuhi syarat (misalnya terlalu besar atau format tidak didukung), aplikasi akan menolak upload dan menampilkan pesan kesalahan. Dalam kasus ini, admin perlu mengecilkan ukuran file atau mengubah format sebelum mencoba lagi.

---

4. Apa yang Dilihat Penulis Setelah Admin Memproses Klaim

Setelah admin mengunggah bukti transfer dan menyimpan, dari sisi penulis akan terlihat beberapa perubahan:

• Status klaim mereka akan berubah dari Diajukan menjadi Diproses.
• Di halaman riwayat klaim / riwayat royalti, penulis bisa:
  • Melihat status terbaru klaim.
  • Membuka bukti transfer yang diunggah admin (misalnya dalam bentuk gambar atau dokumen).

Biasanya ada juga tombol di sisi penulis untuk mengonfirmasi penerimaan dana. Ketika penulis menekan konfirmasi ini:

• Status klaim akan berubah menjadi Dibayar atau Selesai.
• Riwayat klaim menjadi arsip bahwa klaim ini sudah benar-benar tuntas.

Dengan cara ini, alur pencairan dana menjadi dua arah: admin memberi bukti sudah transfer, dan penulis mengakui bahwa dana sudah diterima.

---

5. Monitoring & Rekonsiliasi Klaim

Modul Klaim Royalti juga membantu admin melakukan monitoring dan rekonsiliasi (pencocokan) antara pembayaran dan data internal.

5.1. Memantau Klaim Tertunda

Admin bisa menggunakan filter status untuk melihat:

• Semua klaim berstatus Diajukan → klaim yang siap diverifikasi dan diproses.
• Semua klaim berstatus Diproses → klaim yang sudah ditransfer, menunggu konfirmasi dari penulis.

Dengan begitu, tim pembayaran dapat memprioritaskan klaim yang belum sama sekali ditindaklanjuti, lalu memonitor klaim yang menunggu konfirmasi dari penulis.

5.2. Membandingkan dengan Sistem Keuangan Internal

Beberapa praktik yang disarankan:

• Secara berkala ekspor atau catat daftar klaim yang sudah Dibayar/Selesai sebagai bahan laporan keuangan.
• Cocokkan total klaim yang sudah dibayar dengan mutasi rekening atau sistem akuntansi internal.
• Simpan bukti transfer dan arsip klaim sebagai bahan audit jika dibutuhkan kemudian.

---

6. Tips Operasional untuk Admin

• Gunakan filter sebelum memproses klaim agar tidak ada klaim yang terlewat, terutama klaim besar atau klaim yang sudah lama diajukan.
• Selalu cek ulang informasi rekening sebelum melakukan transfer manual untuk menghindari salah kirim.
• Pastikan bukti transfer jelas terbaca (nama, nomor rekening, nominal) sebelum diunggah, agar penulis dan tim audit mudah memverifikasi.
• Pantau klaim yang berstatus Diproses. Jika terlalu lama penulis tidak mengonfirmasi, admin bisa menghubungi penulis secara langsung untuk memastikan dana sudah diterima.
• Koordinasikan modul ini dengan perhitungan royalti (halaman Royalti Admin). Klaim yang diajukan sebaiknya selalu berdasarkan angka saldo yang sudah bersih dari hasil perhitungan royalti terbaru.

Dengan mengikuti alur di atas, proses klaim royalti akan menjadi lebih tertib, transparan, dan mudah dilacak dari ujung ke ujung, baik bagi tim admin maupun bagi penulis.