Template Dokumen Legal (DOCX)

Sistem Nasmedia menghasilkan beberapa dokumen legal secara otomatis dalam format DOCX berdasarkan template yang disimpan di server.

Dokumen legal yang digenerate otomatis:

• MoU (Memorandum of Understanding)
• Kontrak (Kontrak penerbitan)
• S&K (Syarat & Ketentuan)
• Surat Keaslian Naskah

Dokumen ini diisi otomatis dari data penulis dan naskah. Tim admin/ops bisa mengupdate layout dan isi template tanpa deploy kode, cukup lewat CyberPanel.

1. Lokasi File Template DOCX di Server

Semua template DOCX disimpan di folder Laravel:

• storage/app/templates/

Nama file template:

Di server produksi, aplikasi Nasmedia jalan di CyberPanel dengan detail:

• URL panel: https://72.60.77.173:8090
• Website backend: backend.nasmedia.id
• Lokasi folder template di File Manager:

/public_html/storage/app/templates

Di File Manager kamu cukup masuk ke:

backend.nasmedia.id → public_html → storage → app → templates

2. Placeholder yang Wajib Dipertahankan

Backend akan mengganti placeholder di dalam template DOCX menggunakan library PhpWord. Nama placeholder harus persis dengan yang diharapkan backend.

2.1. Placeholder MoU / Kontrak / S&K

Service TemplateLegalDocumentService mengisi placeholder berikut:

• TANGGAL_DOKUMEN
• NAMA_LENGKAP
• EMAIL
• NOMOR_WHATSAPP
• ALAMAT
• INSTANSI_INSTITUSI
• PEKERJAAN
• NO_KTP
• NIDN_NUPTK
• JUDUL_NASKAH
• KATEGORI_NASKAH
• RENCANA_TERBIT
• ESTIMASI_PENJUALAN

Di dalam file .docx, pastikan placeholder menggunakan format yang didukung TemplateProcessor (misalnya ${NAMA_LENGKAP}, ${JUDUL_NASKAH}, dll.) tanpa mengubah nama key di atas.

Jika nama placeholder diganti/typo, field terkait akan kosong di hasil dokumen.

2.2. Placeholder & Blok Surat Keaslian Naskah

OriginalityLetterService menggunakan template surat_keaslian_template.docx dengan struktur khusus:

Placeholder dasar:

• JUDUL – judul naskah
• PENULIS_LIST – daftar penulis dalam satu string (mis. "A, B, C")

Selain itu, ada blok dinamis untuk daftar penulis:

• Template harus memiliki blok:

  • ${AUTHOR_BLOCK} ... ${/AUTHOR_BLOCK}

• Di dalam blok tersebut harus ada placeholder bernomor, misalnya:

  • NAMA#1, ALAMAT#1, NO_KTP#1, NO_HP#1, URUTAN#1
  • NAMA#2, ALAMAT#2, dst. (backend akan mengisi sesuai jumlah penulis)

• Ada juga placeholder tambahan untuk tanda tangan penulis utama:

  • NAMA_1

Jangan hapus atau mengubah nama blok AUTHOR_BLOCK dan placeholder bernomor ini. Kalau struktur blok hilang/berubah, generate Surat Keaslian bisa gagal atau datanya tidak lengkap.

3. Langkah Update Template DOCX via CyberPanel

Bagian ini untuk tim admin/ops yang mengupdate template tanpa menyentuh kode.

3.1. Persiapan

Sebelum mengubah template di server:

• Pastikan kamu punya akses CyberPanel dan hak akses ke file manager.
• Siapkan file .docx baru yang sudah di-review (layout, isi pasal, branding, dll.).
• Jangan mengubah nama placeholder yang dijelaskan di bagian sebelumnya.

3.2. Backup Template Lama

1. Login ke CyberPanel melalui https://72.60.77.173:8090.

2. Masuk ke menu Websites → List Websites.

3. Pada website backend.nasmedia.id, klik Manage.

4. Klik File Manager.

5. Navigasi ke folder:

   /public_html/storage/app/templates

6. Download semua file template yang mau diubah sebagai backup:

   • mou_template.docx
   • kontrak_template.docx
   • sk_template.docx
   • surat_keaslian_template.docx

Simpan backup ini di komputer lokal, sehingga kalau terjadi error layout/placeholder, mudah untuk rollback.

3.3. Mengganti Template dengan Versi Baru

1. Di File Manager CyberPanel, tetap di folder:

   storage/app/templates

2. Untuk masing-masing template yang ingin diupdate:

   • Klik Upload.

   • Pilih file .docx baru dari komputer kamu.

   • Pastikan nama file sama persis dengan nama yang digunakan sistem:

     • mou_template.docx
     • kontrak_template.docx
     • sk_template.docx
     • surat_keaslian_template.docx

3. Jika kamu ingin menyimpan versi lama di server, bisa:

   • Rename file lama (contoh: mou_template_old_2025-01-01.docx),
   • Lalu upload file baru dengan nama asli mou_template.docx.

4. Pastikan permission file minimal 0644 (bisa dibaca webserver). Biasanya default upload sudah cukup.

Tidak perlu restart server atau deploy ulang kode. Dokumen baru akan langsung menggunakan template yang baru diupload.

4. Hal yang Boleh & Tidak Boleh Diubah di Template

4.1. Boleh Diubah

• Isi teks (pasal, kalimat, heading, penomoran).
• Layout & styling (font, ukuran, spacing, warna, header/footer, logo).
• Struktur paragraf selama placeholder tetap ada.

4.2. Jangan Diubah

• Nama placeholder seperti NAMA_LENGKAP, JUDUL_NASKAH, dll.

• Blok khusus di Surat Keaslian:

  • ${AUTHOR_BLOCK} ... ${/AUTHOR_BLOCK}
  • Placeholder bernomor NAMA#1, ALAMAT#1, dst.

• Ekstensi file (harus tetap .docx, jangan .doc atau .pdf).

• Nama file template di folder storage/app/templates.

Jika hal-hal di atas diubah, backend mungkin gagal generate dokumen atau beberapa field menjadi kosong.

5. Cara Testing Setelah Update Template

Setelah upload template baru, lakukan testing sederhana:

1. Login ke panel admin Nasmedia.

2. Pilih salah satu naskah test yang punya data lengkap (nama penulis, alamat, rencana terbit, dsb.).

3. Dari halaman detail naskah, jalankan fitur:

   • Preview / Download MoU, atau
   • Preview / Download Kontrak, atau
   • Preview / Download S&K, atau
   • Generate / Preview Surat Keaslian Naskah.

4. Buka file hasil generate dan cek:

   • Layout sudah sesuai desain terbaru.
   • Semua field otomatis (nama penulis, judul, kategori, tanggal, dll.) terisi benar.
   • Untuk Surat Keaslian: semua penulis muncul dengan data lengkap.

5. Jika ada field kosong/tidak terisi:

   • Bandingkan kembali placeholder di file .docx dengan daftar di dokumentasi ini.
   • Perbaiki placeholder di template, upload ulang, dan test lagi.

6. Ringkasan Singkat untuk Tim Ops

• Semua template legal berbasis DOCX, disimpan di storage/app/templates.
• Update dilakukan lewat CyberPanel → File Manager, bukan lewat deploy kode.
• Jangan pernah mengubah nama file template dan nama placeholder.
• Selalu backup template lama sebelum mengganti dengan versi baru.
• Setelah update, wajib test generate dokumen dari 1–2 naskah contoh.